Code of Conduct
KPN wants to adhere to all applicable laws and regulations, including anti-corruption laws. In addition, social and ethical norms and values play an important role in our daily decision making. We do everything possible to maintain our customers’ trust and confidence and to prevent corruption.Our way of working
The KPN Code of Conduct describes how we work in an open, transparent, honest and socially responsible way to ensure the success of the organization and everyone within it. The KPN Code of Conduct is divided into four subcodes that describes and stimulates how to deal with customers, shareholders, business associates, competitors, each other and society in the broadest sense. Some subcodes further implement statutory regulations, such as competition laws and anti-bribery and corruption laws. Other subcodes detail how we safely and fairly deal with communication, information and company assets.Internal reporting procedures
KPN encourages its employees to immediately report any suspicion of non-compliance with the KPN Code of Conduct through one of the internal reporting channels. Potential incidents can be reported 24/7 by calling the Helpdesk Security, Compliance and Integrity or contacting the Helpdesk by email. Employees can also always contact specially appointed ombudsmen and, of course, talk to their manager.Following a report, an expert from the KPN Security team and/or the KPN Compliance, Privacy & Ethics team investigates the potential violation. The outcome of the investigation may lead to a disciplinary action, as laid down in the KPN Collective Labor Agreement (“CAO”). The severity of the disciplinary action is determined by the nature and circumstances of the incident, and may include termination of employment. If necessary, KPN takes additional measures to prevent a similar incident in the future.
Anonymous reporting
Violation of the KPN Code of Conduct can be reported by using the SpeakUp Line, an anonymous reporting procedure which can be contacted 24/7 by telephone or secure website. The KPN SpeakUp Line is externally hosted and provided by an independent organization. The investigation into the reports is performed under responsibility of the Chief Security Officer and the Chief Compliance & Privacy Officer. Furthermore, employees can report incidents anonymously by letter to the chairman of the Supervisory Board.Chief Compliance & Privacy Officer
Since 2005, KPN employs a Chief Compliance & Privacy Officer to support the organization in complying with laws and regulations. The Chief Compliance & Privacy Officer is responsible for the execution of the compliance and integrity program, focused on telecommunications and competition law, Financial supervision law (Wet financieel toezicht; Wft), privacy law, integrity and the KPN Code of Conduct. The Compliance, Privacy & Ethics team, part of the General Counsel Office, deals with compliance issues on a daily basis within KPN and periodically reports to the General Counsel, the Board of Management, the Audit Committee of the Supervisory Board and the ACM.Gifts, hospitality and (political) donations
KPN does not make any political donations. We never solicit any form of gift, invitation, loan, financial advantage or any payment in cash or in kind, including donations to third parties and charitable causes. This rule is absolute; there is no room for discretion. Similarly, we never offer or accept personal gifts, including discounts, from business contacts.
Downloads
Bedrijfscode
KPN wil zich altijd aan de geldende wet- en regelgeving houden. Daarnaast spelen maatschappelijke en ethische waarden en normen een belangrijke rol in onze dagelijkse besluitvorming. We stellen alles in het werk om het vertrouwen dat mensen in ons hebben waar te maken en corruptie tegen te gaan.
Zo werken wij
De KPN Bedrijfscode beschrijft hoe we op een open, integere en maatschappelijk verantwoorde manier (samen)werken en succesvol zijn. Verdeeld over vier deelcodes staat in de bedrijfscode toegelicht hoe we omgaan met onder meer klanten, aandeelhouders, zakelijke relaties, concurrenten, de maatschappij en met elkaar. Sommige deelcodes geven een nadere invulling aan wettelijke regels, zoals het mededingingsrecht en wetgeving omtrent omkoping. Andere deelcodes gaan dieper in op gedragsprincipes die zich richten op veilige en integere omgang met communicatie, informatie en bedrijfsmiddelen.
Interne meldmogelijkheden
KPN moedigt zijn medewerkers aan om vermoedens over het niet-naleven van de KPN Bedrijfscode direct te melden via een van de interne meldmogelijkheden. Mogelijke incidenten kunnen telefonisch en via email 24/7 bij de Helpdesk Security, Compliance en Integriteit gemeld worden. Ook kan de medewerker terecht bij speciaal aangestelde vertrouwenspersonen en uiteraard bij zijn of haar eigen manager.Na een melding stelt een expert van het KPN Security team en/of het KPN Compliance, Privacy & Ethics team onderzoek in naar de mogelijke overtreding. De uitkomst van het onderzoek kan leiden tot een disciplinaire maatregel, zoals vastgelegd in de geldende KPN CAO. De uiteindelijke zwaarte van de maatregel wordt mede bepaald door de aard en omstandigheden van het incident, waarbij ontslag niet uitgesloten is. Waar nodig neemt KPN aanvullende maatregelen om een vergelijkbaar incident in de toekomst te voorkomen.
Anonieme meldmogelijkheid
Het is mogelijk om overtredingen van de KPN Bedrijfscode anoniem en 24/7 te melden via de SpeakUp Line: een anonieme meldmogelijkheid waar telefonisch of via een beveiligde en afschermde website contact mee opgenomen kan worden. De KPN SpeakUp Line wordt gehost en beschikbaar gesteld door een onafhankelijke organisatie. Het onderzoek naar de meldingen wordt gedaan onder verantwoordelijkheid van de de Chief Security Officer en de Chief Compliance & Privacy Officer. Het is voor medewerkers ook mogelijk om een anonieme brief met de melding te sturen naar de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
Chief Compliance & Privacy Officer
Sinds 2005 heeft KPN een Chief Compliance & Privacy Officer, die de organisatie ondersteunt bij de naleving van de wet- en regelgeving. Daar ligt de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het compliance- en integriteitsprogramma, in het bijzonder op het gebied van het telecommunicatie- en mededingingsrecht, de Wet op het financiële toezicht (Wft), het privacyrecht, integriteit en de KPN Bedrijfscode. Het team Compliance, Privacy & Ethics binnen de stafafdeling General Counsel Office houdt zich dagelijks bezig met nalevingsaspecten binnen KPN en brengt periodiek verslag uit aan de Raad van Bestuur, het Audit Committee van de Raad van Commissarissen en de Autoriteit Consument en Markt.
Relatiegeschenken, uitnodigingen en (politieke) donaties
KPN doet geen politieke donaties. We vragen externen nooit impliciet of expliciet om relatiegeschenken, giften, uitnodigingen, leningen, donaties of (niet geldelijke) gunsten, ook niet ten bate van goede doelen. Iedere toespeling daartoe is ontoelaatbaar. Daarnaast ontvangen we geen privékortingen of –voordelen van een zakelijke relatie en bieden deze niet aan.